Я помешан на организации. Такие люди как я, любят, когда все вещи находятся на своих местах, чтобы проще в них разбираться, сортировать их и управлять ими, когда необходимо: это касается как таких мелочей как сеточные слои для мебели, так и более значимых вещей, вроде цветового кодирования специй.
Этот сайт наглядно продемонстрирует вам как именно мыслят похожие на меня люди. Но, даже если вам кажется, что быть чересчур организованным – не слишком хорошо, сложно отрицать то, что быть абсолютно неорганизованным – хуже. Особенно, когда дело доходит до поиска файлов или непосредственной работы над проектами.
Почему вам стоит систематизировать свои файлы?
Если вы до сих пор обходились без системы организации своих файлов, то, скорее всего, вам ничего не стоит забросить все свои файлы в одну папку, а потом найти способ их отсортировать. Некоторые даже наслаждаются креативной свободой, которую дает подобный подход. Но, вне зависимости от того как вы лично относитесь к этой теме, у хорошей системы организации есть свои неоспоримые преимущества:
• Ваш дизайн станет лучше. Каждый раз, когда вы тратите более 30 секунд на поиск файла вы прерывайте поток своих мыслей, что становится причиной лишнего стресса. А о том, как это пагубно сказываться на вдохновении и конечном результате, даже говорить не стоит.
• Вы восстановите чувство контроля над своими проектами. Когда все вещи, даже самые мелкие, на своих местах, вы чувствуете себя “хозяином в доме” (или, в нашем случае, на жестком диске). Если все ваши файлы будут организованны, это отразиться и на качестве вашей работы и даст вам большую уверенность при принятии решений.
• Вы получите важный для дизайнера урок. Дизайн – это процесс расположения различных элементов на подходящие им места в правильном порядке. Другими словами, дизайнер пытается создать что-то новое из частей, не имеющих между собой ничего общего. Такой подход работает и для создания логотипов, сайтов, машин, музыки, лифтов, и при организации. Дизайн – это само по-себе искусство организации, и не только визуальной.
Хотя любая система лучше ее абсолютного отсутствия, некоторые системы подходят дизайнерам лучше других. Здесь будет представлен способ, который я использую лично и он отлично служит мне во время работы над самыми различными проектами.
Система организации файлов имеет 6 шагов
1. Убедитесь в наличии файла «Работа»
Это может показаться чем-то очевидным, но первым шагом будет отделение личные файлы от рабочих. Так что убедитесь в том, что у вас есть папка «Работа», где будут располагаться все файлы ваших проектов.
2. Создайте папку для клиента
Если вы регулярно работаете с двумя или более клиентами, то стоит выделить им отдельные папки внутри общей. В этих папках будут храниться все файлы имеющие отношение к проектам определенного клиента.
3. Создайте папку для проекта
Прежде чем начать работу над чем-то новым, создайте папку для этого проектов с подходящим название. «Постер» – это, безусловно, неплохой выбор, но «Постер на Хэллоуин» – намного лучше, так ка вы никогда не знаете сколько еще постеров вам предстоит сделать. Допустим, спустя несколько месяцев после окончания проекта, клиент снова обратился к вам с просьбой переделать постер.
Вам останется просто создать новую папку для проекта с названием «Постер на Хэллоуин – доработка Июнь». Так вы сможете легко найти доработанный файл и следить за всеми проектами этого клиента. Очень важно помнить, что все новые клиенты должны считаться новыми проектами и иметь свою собственную папку – даже если они имеют отношение к предыдущим проектам.
4. Создайте папки для сохранения файлов
Вот на этом этапе и происходят все действия. Каждая папка с проектом должна иметь одинаковый набор под-папок предназначенных для специальных файлов. Здесь я приведу пример своих папок.
• Вклад клиента: Здесь у меня расположено все, что я получаю от клиента на протяжении работы над проектом. Файлы, документы, заметки… у каждого свое.
• Бизнес: Расценки, расчеты, расписания, предложения и все остальное, что связанно с «бизнес» составляющей проекта.
• Материалы: Фотографии, векторы, иконки и другие элементы дизайна, которые вы используйте для создания дизайна. Другими словами, все что станет частью окончательной работы должно находится здесь.
• Дизайн: И здесь название говорит само за себя. Здесь должны храниться файлы дизайна над которым вы работаете. Обычно, это папка состоит только из файлов с проектом в нескольких вариациях на различных стадиях развития. Не стоит забывать, что все файлы, которые вы используйте для создание этого дизайна, должны располагаться в папке «Материалы».
• Производство: Здесь располагаются все файлы, которые вы должны отправить клиенту. Для печатных проектов, в этом месте расположены все допечатные файлы, которые позже будут отправлены на печать, например PDF шрифты и тому подобное. Для веб проектов в этой папке, скорее всего, будут HTML версии сайта, если вы занимайтесь еще и кодированием.
Скорее всего, вы уже смекнули, что эта структура приблизительно отражает различные стадии, через которые проходит ваш проект, с файлами, имеющими к нему отношение. Где вы можете найти отличную фотографию, которую вы использовали для постера на Хэллоуин? Правильно, в папке «Материалы». Как насчет готового для печати файла? Конечно же, а папке «Производство».
5. Сохраняйте все изменения отдельными файлами
Когда вы вносите поправку в любой из файлов не сохраняя его поверх оригинала. Лучше используй опцию «Сохранить как…» для того, чтобы сохранить его новым файлом. Таким образом, вы сможете проще отслеживать их количество и время изменений. К слову о различных версиях файлов…
6. Называйте файлы практичными именам
Я помню, как пару лет назад уставился на папку моего проекта, пытаясь найти окончательную версию брошюры среди файлов имеющих примерно такое название:
• Брошюра окончательная
• Брошюра окончательная – изменённая картинка
• Брошюра окончательная
• Брошюра точно окончательная – изменённая обложка
• Брошюра окончательная окончательная окончательная
Конечно же, у меня возникла путаница со значением слова «окончательная». Тогда я не понимал насколько непрактично это слова в название файла – ты никогда не знаешь окончательное ли что-то или нет, так же как об этом не знает и твой клиент. Самый простой способ избежать подобной проблемы – добавлять числа к основному названию файла каждый раз, когда вы изменяете его, до тех пор пока вы не получите окончательного одобрения клиента.
Следуя этой логике, предыдущий список выглядел бы примерно так:
• Брошюра_01
• Брошюра_02
• Брошюра_03
• Брошюра_04
• Брошюра_05
• Брошюра_06
Так вы всегда будете знать, что окончательный вариант – это файл с наибольшим числом в названии. Это также поможет вашему клиенту легче отслеживать все изменения и вариации в продукте. Подобная система может подвести, если клиент решит, что «Брошюра_05» должна быть окончательной, вместо «Брошюра_06». В этом случае, лучшим решением будет сохранить выбранный файл под именем «Брошюра_07», даже если не было произведено никаких изменений, чтобы избежать путаницы в дальнейшем.
Как начать разбираться в своих файлах?
Точно также, как существует множество способов обустроить свой дом, существует множество различных систем организации файлов. Система, которую я описал выше – не идеальна и не может решить всех ваших проблем, но она облегчит вам управление десятками проектов и, в дальнейшем, станет базой для создания собственной идеальной системы.
Автор статьи : Peter Vukovic
Перевод : Say-Hi