fbpx

Как использовать Notion для управления командными и личными проектами

Notion становится одним из самых популярных внутренних wiki-инструментов. Мэтью Энсин из образовательной платформы The Future и брендингового агентства Blind рассказал о том, как они используют Notion в качестве командной базы знаний.


Меня зовут Мэтью, и я уже больше 15 лет работаю в сфере дизайна и маркетинга. Большую часть этого времени я занимаю руководящую должность в компании Blind. Эта компания существует с 1995 года и занимается предоставлением услуг по разработке стратегии бренда, дизайна и рекламы. Также пять лет назад появилась образовательная платформа The Futur, где я и моя команда обучаем творческих людей быть предприимчивыми. Мы учим их получать больше денег, ценить себя и быть ценными для других. На нашем ютуб канале мы делимся знаниями, которые помогут заниматься любимым делом и достойно зарабатывать на жизнь.

За время работы мы использовали множество инструментов для управления проектами и увеличения продуктивности. Последние пару лет это были TeamGantt, Trello, monday.com, Basecamp. На данный момент именно Notion удалось заменить все эти инструменты, и помочь с управлением как личных проектов, так и рабочих проектов The Futur.

Знакомство с Notion

Знакомство с Notion произошло в прошлом году, один из наших стажеров очень эффективно использовал этот инструмент и заставил в его влюбиться. Весь процесс стажировки, все крутые ресурсы, все что он узнавал было задокументировано в Notion.

Количество информации было неизмеримым, я мог только представить каким сложным и продуманным является этот инструмент. Несмотря на сходство интерфейса со страницей Википедии, я не представлял, как им пользоваться. Затем, еще один из сотрудников посоветовал Notion, и я принял решение во что бы то ни стало разобраться как все устроено.

Потратив на изучение около 24 часов, я понял, что этот инструмент предоставляет абсолютно все вообразимые функции. Теперь все что вам когда-либо понадобится доступно в одном месте. Здесь есть те функции, которые мы использовали в календарных приложениях таких, как Trello, Kanban board и не только.

Лично я использую его для еженедельного документирования финансов, написания сценариев к видео и отслеживания всех активных проектов и прочего. Также Notion служит базой данных для обучения всей нашей команды. Этот инструмент позволяет разместить всю информации в одном месте, а затем ее отслеживать.

Я все еще иногда использую Trello для мелких дел. Но после знакомства с Notion это происходит крайне редко. Раньше приходилось использовать несколько приложений одновременно, что было крайне неудобно. Конечно у Notion есть некоторые недостатки, но я вижу, как разработчики устраняют их один за другим. В моем случае Notion справляется с 95% всего, что мне необходимо.

Читайте также:  10 супер непродуктивных привычек

Сейчас я познакомлю вас с Notion и продемонстрирую документы со своего аккаунта.

Итак, в верхнем левом углу находится «Избранное». Это все, над чем я в данный период времени работаю. Мне нравится добавлять сюда все, чем занят мой мозг, обеспечивая тем самым быстрый доступ к информации и ресурсам.

Прямо под «Избранным» находится «Рабочее пространство» The Futur. Этот раздел имеет несколько подразделов: «Видеоконтент», «Спонсорство», «Маркетинг», «Курсы и Продукты», «Контент для социальных сетей», «Сайт», «Внутрикорпоративный Futur», «События и Межкорпоративные коммерческие операции». Таким образом, каждый из подразделов выделен для разных типов данных или для разных групп сотрудников нашей компании.

Первым в разделе «Избранного» расположен «Еженедельный журнал дел», который основан на одном из шаблонов Notion. Сейчас вы можете наблюдать мои планы на эту неделю. Наиболее важные дела выделены жирным шрифтом. Бывают дни с большим количеством важных дел, которые нереально выполнить сразу. Обычно, если я не успеваю закончить все дела на этой неделе, я переношу их на следующую. Всегда лучше выполнить меньшее количество дел, но качественно.

Также в архиве я могу просмотреть все недели в этом году, на случай, если когда-нибудь понадобится узнать, что происходило в тот самый день.

Организация производства видеоконтента

Давайте перейдем к разделу «Видеоконтента». Мы создаем тонны видеоконтента и выкладываем на ютуб пять роликов в неделю. Сейчас я работаю с пятью редакторами, а в скором времени их будет еще больше. Мне действительно необходим этот инструмент для того, чтобы быть эффективным менеджером.

В разделе «Видеоконтент» есть несколько секций. Первая из них – «Обучение». Здесь есть обучающие видеоролики по использованию Notion, а именно раздела «Рабочее пространство». Эта секция здорово экономит время, ведь мне больше не приходится объяснять одно и то же.

Благодаря опыту, который у нас есть мы знаем, что активное обучение намного эффективнее пассивного. Если вы смотрите или слушаете лекцию, вы усвоите около 10% этой информации. А когда вы занимаетесь активным обучением и выполняете практические задания, создаете конспекты запоминание этой информации достигает 60%, максимум 70%. Чтобы сохранить 90% информации, нужно заниматься обучением других.

Вот собственно причина, по которой мои сотрудники обучают друг друга, создавая видео и другие необходимые для этого материалы. Только так они будут владеть необходимой для работы информацией на высоком уровне.

В обучающих видео этой секции новые сотрудники входят в курс дела и узнают, как использовать Notion. Ниже расположены обучающие материалы по Dropbox, поскольку вся команда по производству видео активно его использует.

Читайте также:  Активные виды спорта для творческих личностей

У меня едва хватает времени, чтобы посмотреть и проанализировать работу команды или заняться развитием нового бизнеса. Notion действительно помогает мне систематизировать все процессы и сосредоточится на важных вещах.

Под разделом «Обучение» расположена секция «Руководство по созданию видео контента». Я как главный контент-менеджер должен убедиться, что весь контент соответствует нашим стандартам. Поэтому существует куча чеклистов для проверки всего что мы создаем.

«Чеклист творческого контента»

Итак, что из себя представляет «Чеклист творческого контента»:

  • Цель. Какова маркетинговая цель или к какому росту это приведет? Любой контент должен увеличивать продажи напрямую, продвигать или развивать бренд.
  • Все понятно? Видео имеет четкий контекст и понятный заголовок. Оно заставляет задуматься или предлагает решение важных проблем.
  • Что узнает зритель, 1–5 вещей? Убедитесь, что в видео есть очень четкие выводы. Выделите ключевые моменты прежде чем передать работу на рассмотрение.
  • Редактирование и дополнение. Если говорящему требуется слишком много времени для объяснения идеи, попробуйте немного урезать контент. Вы также можете дополнить видео заставками, чтобы подкрепить этим основные мысли.
  • CTA. Какой призыв к действию (поставить лайк, подписаться и т.д.)? Где пользователь может узнать больше информации?

Также при создании видео мы должны убедится, что образовательный контент преподносится в развлекательной форме и притягивает зрителя. Что видео не только информирует, но и вдохновляет. Мы стараемся увеличить охват аудитории, поэтому контент должен быть полезен людям разных профессий. Главной целью является зацепить зрителя так, чтобы увиденное не оставило равнодушным и вызвало желание им поделится. Кроме этого мы всегда перепроверяем такие нюансы как визуальное оформление, произношение, права на музыку, сведение, и отсутствие высказываний задевающих права людей.

«Технический чеклист»

Существует «Технический чеклист», где указано в каких папках сохранять контент и как именно его подписывать. Мы категорически запрещаем использовать “Final” или “New” в названии файла, это считается грубой ошибкой. Когда мы создаем документ, название начинается с года, потом идет название контента, проекта, номер версии файла, далее указывается программа в которой создавался файл. Вот как это выглядит: “21_ХХХ_IGHacks_001_ME.prproj”. Очень важно иметь возможность вернутся к определенной версии файла. Систематизированный подход к неймингу файлов позволяет поддерживать порядок в неисчислимом количестве создаваемого контента. В техническом чеклисте также указано разрешение для рендеринга видео, fps и подобные технические требования к аудио, музыке и изображениям.

Читайте также:  Как перестать откладывать дела на потом

«Шестеренки»

Не будем углубляться в остальные чеклисты, я думаю вам уже понятно каким прицепам мы следуем в производстве контента. Сейчас мы поговорим о разделе под названием «Шестеренки». В этой секции мы отслеживаем все задачи, и текущие проекты. Во вкладке «Все проекты» расположен Kanban board, где отмечены стадии всех предстоящих и текущих проектов. Слева размещены проекты, запланированные на будущее, посредине находящиеся в процессе работы, а справа завершенные.


Доска разбита на несколько колонок обозначающих статус проекта:

1. Без статуса
2. Не начато
3. Планирование + Написание скриптов к видео
4. На стадии съемки
5. Съемка завершена/Материал готов к редактированию
6. Редактируется
7. Завершено
8. Выпущено на рынок/Архив

В этих карточках можно увидеть кто из членов команды занимается съемкой или редактирует видео, дату съемки/выхода контента, описание, комментарии, ссылки и прочее.

Если мы включим вид календаря, мы увидим расписание выхода контента на каждый месяц.


Для больших проектов мы создаем отдельный раздел, в котором указаны названия и ссылки на материал, даты съемки, теги описывающие происходящие на видео, участники, все заметки по видео и использованной для съемок аппаратуре. Также есть отдельный документ с идеями для эпизодов который мы используем во время мозгового штурма. Документирование решений и действий позволяет даже после длительного перерыва вникнуть в суть проекта и продолжить над ним работу.

Конечно новому пользователю необходимо время, чтобы привыкнуть использовать Notion. Сначала все покажется очень сложным, но, чтобы развиваться и становится лучшим необходимо, учится новому и выходить из зоны комфорта.

Заключение

Теперь вы в деталях знаете, как нам удается отслеживать и обрабатывать такое количество контента. Это очень гибкий и незаменимый инструмент для организации командной работы. Здесь мы обучаем наших сотрудников, отслеживаем все этапы работы и храним огромное количество информации.

Мы уверены, что Notion будет полезен разным направлениям в бизнесе. Без хорошего инструмента управление большим количеством сотрудником просто невозможно. Это грозит невыполнением задач и низкой эффективностью команды в целом. Делайте заметки по всем шагам, над которыми вы работаете, документируйте принятые решения и действия. Это позволит систематизировать многие процессы и сбережет огромное количество времени. Вы будете знать сколько усилий и времени требует определенная задача, как в будущем выполнить ее еще лучше и как постоянно совершенствовать свою работу.

Читайте также:

Как продать свой креатив: ценообразование и методы

10 действенных способов повысить продуктивность

Советы от опытных фрилансеров: как сохранить продуктивность, работая дома

 

Поделиться:

Про автора

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: