Как держать файлы своих проектов упорядоченными

Cоветы 2 394 просмотров 1 0
Как держать файлы своих проектов упорядоченными

Я помешан на организации. Такие люди как я, любят, когда все вещи находятся на своих местах, чтобы проще в них разбираться, сортировать их и управлять ими, когда необходимо: это касается как таких мелочей как сеточные слои для мебели, так и более значимых вещей, вроде цветового кодирования специй.

Этот сайт наглядно продемонстрирует вам как именно мыслят похожие на меня люди. Но, даже если вам кажется, что быть чересчур организованным – не слишком хорошо, сложно отрицать то, что быть абсолютно неорганизованным – хуже. Особенно, когда дело доходит до поиска файлов или непосредственной работы над проектами.

file-system-02

Почему вам стоит систематизировать свои файлы?

Если вы до сих пор обходились без системы организации своих файлов, то, скорее всего, вам ничего не стоит забросить все свои файлы в одну папку, а потом найти способ их отсортировать. Некоторые даже наслаждаются креативной свободой, которую дает подобный подход. Но, вне зависимости от того как вы лично относитесь к этой теме, у хорошей системы организации есть свои неоспоримые преимущества:

• Ваш дизайн станет лучше. Каждый раз, когда вы тратите более 30 секунд на поиск файла вы прерывайте поток своих мыслей, что становится причиной лишнего стресса. А о том, как это пагубно сказываться на вдохновении и конечном результате, даже говорить не стоит.

• Вы восстановите чувство контроля над своими проектами. Когда все вещи, даже самые мелкие, на своих местах, вы чувствуете себя “хозяином в доме” (или, в нашем случае, на жестком диске). Если все ваши файлы будут организованны, это отразиться и на качестве вашей работы и даст вам большую уверенность при принятии решений.

• Вы получите важный для дизайнера урок. Дизайн – это процесс расположения различных элементов на подходящие им места в правильном порядке. Другими словами, дизайнер пытается создать что-то новое из частей, не имеющих между собой ничего общего. Такой подход работает и для создания логотипов, сайтов, машин, музыки, лифтов, и при организации. Дизайн – это само по-себе искусство организации, и не только визуальной.

Хотя любая система лучше ее абсолютного отсутствия, некоторые системы подходят дизайнерам лучше других. Здесь будет представлен способ, который я использую лично и он отлично служит мне во время работы над самыми различными проектами.

Система организации файлов имеет 6 шагов

1. Убедитесь в наличии файла «Работа»

work-folder1

Это может показаться чем-то очевидным, но первым шагом будет отделение личные файлы от рабочих. Так что убедитесь в том, что у вас есть папка «Работа», где будут располагаться все файлы ваших проектов.

2. Создайте папку для клиента

client-folders

Если вы регулярно работаете с двумя или более клиентами, то стоит выделить им отдельные папки внутри общей. В этих папках будут храниться все файлы имеющие отношение к проектам определенного клиента.

3. Создайте папку для проекта

project-folder
Прежде чем начать работу над чем-то новым, создайте папку для этого проектов с подходящим название. «Постер» — это, безусловно, неплохой выбор, но «Постер на Хэллоуин» — намного лучше, так ка вы никогда не знаете сколько еще постеров вам предстоит сделать. Допустим, спустя несколько месяцев после окончания проекта, клиент снова обратился к вам с просьбой переделать постер.

Вам останется просто создать новую папку для проекта с названием «Постер на Хэллоуин – доработка Июнь». Так вы сможете легко найти доработанный файл и следить за всеми проектами этого клиента. Очень важно помнить, что все новые клиенты должны считаться новыми проектами и иметь свою собственную папку – даже если они имеют отношение к предыдущим проектам.

4. Создайте папки для сохранения файлов

file-folders1

Вот на этом этапе и происходят все действия. Каждая папка с проектом должна иметь одинаковый набор под-папок предназначенных для специальных файлов. Здесь я приведу пример своих папок.

• Вклад клиента: Здесь у меня расположено все, что я получаю от клиента на протяжении работы над проектом. Файлы, документы, заметки… у каждого свое.

• Бизнес: Расценки, расчеты, расписания, предложения и все остальное, что связанно с «бизнес» составляющей проекта.

• Материалы: Фотографии, векторы, иконки и другие элементы дизайна, которые вы используйте для создания дизайна. Другими словами, все что станет частью окончательной работы должно находится здесь.

• Дизайн: И здесь название говорит само за себя. Здесь должны храниться файлы дизайна над которым вы работаете. Обычно, это папка состоит только из файлов с проектом в нескольких вариациях на различных стадиях развития. Не стоит забывать, что все файлы, которые вы используйте для создание этого дизайна, должны располагаться в папке «Материалы».

• Производство: Здесь располагаются все файлы, которые вы должны отправить клиенту. Для печатных проектов, в этом месте расположены все допечатные файлы, которые позже будут отправлены на печать, например PDF шрифты и тому подобное. Для веб проектов в этой папке, скорее всего, будут HTML версии сайта, если вы занимайтесь еще и кодированием.

Скорее всего, вы уже смекнули, что эта структура приблизительно отражает различные стадии, через которые проходит ваш проект, с файлами, имеющими к нему отношение. Где вы можете найти отличную фотографию, которую вы использовали для постера на Хэллоуин? Правильно, в папке «Материалы». Как насчет готового для печати файла? Конечно же, а папке «Производство».

5. Сохраняйте все изменения отдельными файлами

Когда вы вносите поправку в любой из файлов не сохраняя его поверх оригинала. Лучше используй опцию «Сохранить как…» для того, чтобы сохранить его новым файлом. Таким образом, вы сможете проще отслеживать их количество и время изменений. К слову о различных версиях файлов…

6. Называйте файлы практичными именам

versioning

Я помню, как пару лет назад уставился на папку моего проекта, пытаясь найти окончательную версию брошюры среди файлов имеющих примерно такое название:

• Брошюра окончательная
• Брошюра окончательная – изменённая картинка
• Брошюра окончательная
• Брошюра точно окончательная – изменённая обложка
• Брошюра окончательная окончательная окончательная

Конечно же, у меня возникла путаница со значением слова «окончательная». Тогда я не понимал насколько непрактично это слова в название файла – ты никогда не знаешь окончательное ли что-то или нет, так же как об этом не знает и твой клиент. Самый простой способ избежать подобной проблемы – добавлять числа к основному названию файла каждый раз, когда вы изменяете его, до тех пор пока вы не получите окончательного одобрения клиента.

Следуя этой логике, предыдущий список выглядел бы примерно так:
• Брошюра_01
• Брошюра_02
• Брошюра_03
• Брошюра_04
• Брошюра_05
• Брошюра_06

Так вы всегда будете знать, что окончательный вариант — это файл с наибольшим числом в названии. Это также поможет вашему клиенту легче отслеживать все изменения и вариации в продукте. Подобная система может подвести, если клиент решит, что «Брошюра_05» должна быть окончательной, вместо «Брошюра_06». В этом случае, лучшим решением будет сохранить выбранный файл под именем «Брошюра_07», даже если не было произведено никаких изменений, чтобы избежать путаницы в дальнейшем.

Как начать разбираться в своих файлах?

Точно также, как существует множество способов обустроить свой дом, существует множество различных систем организации файлов. Система, которую я описал выше — не идеальна и не может решить всех ваших проблем, но она облегчит вам управление десятками проектов и, в дальнейшем, станет базой для создания собственной идеальной системы.

Автор статьи : 

Перевод : Say-Hi

comments powered by HyperComments
comments powered by HyperComments

Теги

Об авторе: Юра Фреш

Юра Фреш

Привет, меня зовут Юра. Я профессионально занимаюсь видео продакшном. Давайте дружить: http://vk.com/yura.fresh https://www.facebook.com/yura.fresh

Мы Вконтакте

Яндекс.Метрика